Gestion du Temps : 6 Clés pour plus d’efficacité et de sérénité.

Peut-on travailler en moins de temps et avec moins de pression? Comment prioriser et distinguer l’urgent de l’important ? Est-il possible de travailler en continu ? Comment ne pas se laisser distraire et rester concentrer ?

Nos modes de vie personnel et professionnel nous demandent d’être toujours plus performants, toujours mieux organisés ! L’organisation englobe à la fois la gestion du temps, la gestion des priorités, la gestion de son espace de travail et bien sûr la gestion du stress. Il s’agit donc de voir l’organisation comme un système dont les composantes sont intrinsèquement liées.

Et si vous pouviez développer une efficacité personnelle et professionnelle tout en gagnant en sérénité ?

Dans cet article, nous allons certes parler de gestion du temps mais nous allons surtout voir 6 méthodes clés pour mieux l’appréhender et voir son lien intime avec le stress. 

La gestion à du temps : tout un art !

La notion de temps est subjective : vous avez sûrement l’impression d’avoir des journées qui passent très vite et qui semblent trop courtes, alors que d’autres heures semblent interminables… La gestion du temps et des priorités devient alors une soft skill, une compétence essentielle pour avancer dans ses tâches, terminer un projet dans les temps, respecter les délais.

Et si pour mieux gérer son temps il suffisait : 

• D’apprendre à prioriser,
• D’apprendre à déléguer,
• D’apprendre à dire non.

Gérer son temps, c’est faire ce qu’on a à faire dans le temps qu’on s’est donné, et être satisfait.e en fin de journée des tâches accomplies. C’est aussi retrouver du temps dans un quotidien parfois (sur)chargé pour gagner en sérénité et renouer avec des moments de qualité pour vous et avec vos proches.

Gestion du temps : vers un cercle vertueux pour plus de sérénité.

Tant que vos tâches ne sont pas traitées efficacement votre cerveau tourne en boucle, le stress augmente, votre sommeil peut être perturbé et vous allez être fatigué.e et donc manquer de concentration.

Gagner en efficacité personnelle et professionnelle vous permet d’être efficace et donc de produire quelque chose qui vous fait avancer ou fait avancer un projet. Cela vous permet également d’être productif et de cultiver votre motivation.

Vous allez mieux structurer votre journée en anticipant et donc adopter une vision à court, moyen et long terme.

Selon la dernière enquête sur la qualité de vie et des conditions de travail du cabinet Qualisocial, publiée en janvier 2024, 49 % des salariés interrogés se disent soumis à un niveau de stress élevé. La charge de travail est la plus souvent évoquée pour expliquer cette mauvaise santé mentale. Une vraie question se pose alors concernant le rééquilibrage de cette charge, l’organisation du temps de travail et le rôle des dirigeants vis-à-vis des collaborateurs. 

6 principes fondamentaux pour mieux gérer votre temps.

Ils sont applicables à vous même mais aussi à vos collaborateurs pour des équipes à la fois plus sereines et plus performantes.

1.Fixez-vous un objectif SMART

L’objectif SMART est par définition : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel.

La fixation d’objectifs est un véritable atout pour mieux gérer son temps. Ils permettent entre autre : 

• De donner un sens, une direction : vous avez un but à atteindre,
• D’accroitre la motivation : vous rester focus sur votre objectif,
• D’augmenter les performances : vous pouvez évaluer la réussite de votre projet et contribuer à la performance de l’entreprise,
• De favoriser le développement : chaque étape est un apprentissage. Chaque objectif atteint peut vous aider à vous dépasser et à monter en compétences,
• D’améliorer la communication au sein de l’équipe : un objectif clairement défini est un message clair transmis à votre équipe. 

Votre but induit est de passer à l’action. L’action l’emporte sur la réflexion. Il faut passer du mental au comportemental !

2. Réalisez une To-Do List efficace

Il s’agit dans un premier temps de réfléchir à sa liste de tâches pour faire “l’état des lieux”.

4 principe de base :

• Collecter par écrit pour ne rien oublier,
• Découper les projets en plusieurs petites tâches,
• Prévoir des échéances ,
• Réviser sa liste tous les jours.

Puis de la challenger :

3.Priorisez vos tâches en prenant en compte délai et difficulté.

Toutes les tâches ont besoin d’être priorisées pour avancer efficacement.

Identifiez les objectifs à court, moyen et long terme pour avoir une idée de ce qui est important pour vous. Faites de même avec une notion d’importance. Ensuite, vous pouvez vous servir de la matrice d’Eisenhower pour placer vos tâches et voir celles que vous devez traiter en premier lieu, et celles que vous devez abandonner ! 

4. Dites non à la procrastination, c’est votre ennemi numéro 1. 

Identifiez les habitudes qui vous poussent à remettre les choses au lendemain.

Posez-vous la question : qu’est-ce qui m’empêche d’avancer ? Qu’est-ce qui me bloque ? L’ennui de la tâche en elle-même ? La peur de l’échec ? La fatigue ? Le goût du travail dans l’urgence ?

Divisez les tâches qui vous semblent plus difficiles en plusieurs étapes et fixez-vous des échéances pour chaque étape afin de maintenir votre motivation.

Trouvez du sens pour chacune des tâches à effectuer (ex : votre comptabilité ne vous stimule pas…mais si votre comptabilité vous permet de planifier vos prochaines vacances, cela vous aidera peut être à vous y mettre 😀)

Appliquez la règle des 2 mn: Chaque tâche pouvant être réalisée en moins de 2mn doit être réalisée immédiatement.

5. Apprenez à dire NON !

Développez votre assertivité pour développer votre efficacité. Savoir dire NON et poser des limites permet de préserver votre intégrité. Pour cela, il s’agit d’être au clair avec ce que vous acceptez et ce que vous refusez. 

Votre assertivité est votre capacité à exprimer vos idées, vos valeurs, vos sentiments et à affirmer vos droits tout en respectant les idées, valeurs, sentiments et droits des autres.

Tout un tas de raisons peuvent vous pousser à ne pas refuser : le manque de confiance en vous (peur du jugement, peur de l’échec), la crainte de l’autorité, le souhait de vouloir toujours “faire plaisir” (besoin d’estime, peut de décevoir) et la fuite du conflit… Là encore, il est important de prendre le temps de vous poser pour bien analyser et décrypter ce qu’il y a réellement derrière cette crainte de dire “non”.

Pour rester concentrer sur vos priorités, il faut savoir refuser, demander de l’aide, savoir dire « non ». Soyez convaincu.e et convaincant.e, apprenez à gérer vos émotions et à mieux communiquer et respectez vos engagements pour maintenir la confiance. Répondez avec calme à une critique (sans être sur la défensive) et demandez sans vous excuser en permanence.

6. Déléguer ce n’est pas perdre le contrôle.

Déléguer est un art.

Le leadership, c’est l’art de faire faire quelque chose par quelqu’un, parce qu’il a envie de le faire. 

Dwight Eisenhower

Commencez par confier des petites tâches pour créer une confiance réciproque avec le collaborateur à qui vous déléguez. Ces tâches doivent avoir un intérêt et un sens pour tous.

Evitez le micro-management, c’est une perte de temps pour vous et une perte d’autonomie pour vos collaborateurs. Déléguer n’est pas synonyme de perte de contrôle. Au contraire, cela vous permet de vous concentrer sur vos missions principales tout en donnant de l’importance à vos collaborateurs et en les faisant évoluer et monter en compétences. Vous pourrez concentrer votre énergie sur l’essentiel, sur la stratégie, sur l’accompagnement de vos équipes… Pensez à planifier des feedbacks réguliers pour faire le point, aider si besoin et ajuster. Ce retour doit être constructif et factuel.

Le coaching pro pour améliorer la gestion du temps !

La “star” du coaching, c’est VOUS ! 

Le coaching professionnel se révèle être un outil puissant pour améliorer la gestion du temps. En se concentrant sur vos objectifs professionnels, le coach vous guide à surmonter les obstacles et à exploiter vos propres ressources. Vous apprenez à mieux vous connaître, alignant vos choix sur vos valeurs et besoins. Votre coach vous accompagne dans l’exploration de solutions pour gérer le stress, optimiser votre organisation, améliorer votre communication et renforcer votre confiance en vous.

Gestion du temps et gestion du stress sont intimement liés.

Selon l’OMS « Le stress apparait chez une personne dont les ressources et stratégies de gestion personnelles sont dépassées par les exigences qui lui sont posées ».

Même si la source de stress peut être différente pour chacun, il y a bien un ensemble d’éléments communs qui provoque la sécrétion d’hormones de stress pour tout le monde : l’impression de perdre le contrôle, de subir l’imprévisibilité, d’être face à la nouveauté ou de sentir son égo menacé.

3 phases sont identifiées : Phase d’alarme – Phase de réaction – Phase d’épuisement.

Après une longue période d’exposition au stress, le corps ne parvient plus à s’adapter. Le stress peut alors se manifester de façon physique (tension, douleurs, maladie, fatigue) mais aussi de façon psychologique (interprétations négatives, irritabilité, baisse de moral, dépression…).

Si un stress modéré peut fournir la motivation nécessaire, renforcer la résilience, trop de stress sera nécessairement contre-productif.

Le coaching pro peut là encore aider à la compréhension des signes de stress et plus largement à la gestion des émotions qui sont des compétences essentielles dans de nombreux domaines de la vie, y compris le milieu professionnel. Apprendre à reconnaître, comprendre et gérer vos émotions de manière efficace va vous aider à vous concentrer sur le problème identifié et à analyser la situation avec recul. 

Votre coach peut notamment vous apprendre des techniques pour réguler vos émotions (respiration profonde, méditation, relaxation) et à développer des stratégies pour faire face au stress et à l’anxiété de manière saine et productive.

Une bonne gestion du temps est liée à une communication claire et précise d’objectifs.

Une bonne gestion du temps est étroitement liée à une communication claire et précise d’objectifs car cela permet d’aligner les priorités, de clarifier les attentes et de maximiser l’efficacité des efforts investis dans l’accomplissement de ces objectifs, facilitant ainsi la planification et l’exécution des tâches dans les délais impartis.

Bien communiquer c’est : 

• Bien informer : “Nous devons préparer une présentation qui compile nos résultats marketing du dernier trimestre. Elle sera diffusée lors d’une réunion avec le codir qui aura lieu à la fin du mois, puis repartagée aux équipes.”.
• Donner des objectifs clairs et précis : “J’aurais besoin de la présentation complète dans 10 jours.” 
• Donner du sens : “Cette présentation sera présentée au codir et nous permettra de montrer nos résultats et peut-être d’aller chercher un budget supplémentaire.” 
• Impliquer et inviter à participer : “J’ai fais un brief mais sens toi libre d’être force de proposition si tu vois des chiffres clés à rajouter.” 
• Ecouter :” As-tu des questions ou des besoins particuliers ? Je reste disponible si tu souhaites échanger de nouveau sur le sujet.” 

La Communication Non Violente (CNV) pour échanger efficacement.

Vous pouvez par exemple utiliser la méthode OSBD, un outil issu de la CNV pour communiquer de manière puissante.

En apprenant à vous affirmer de manière juste, vous pourrez alors faire valoir vos opinions et besoins sans agressivité, répondre avec calme à une critique, refuser les demandes excessives. En résumé, vous développez votre assertivité.

Nous pouvons conclure en affirmant qu’une bonne organisation et une bonne gestion du temps est un enjeu clef pour vous, pour votre entreprise et vos collaborateurs car cela augmente votre efficacité et celle de vos équipes. Si les méthodes et outils pour y parvenir sont nombreux, un accompagnement par une personne tierce, un coach peut s’avérer stratégique pour décupler les effets des actions mises en œuvre.